個人情報保護への取り組み

個人情報保護への取り組み

• ホンダ企業年金基金では、確定給付企業年金法に基づき、基金加入各社の従業員と退職者のため、大切な年金資産をしっかりと守り、基金の加入者の老齢について給付を行うことを主たる目的として運営を行っています。
• 加入者、受給者および待期者の個人に関する情報は、ホンダ企業年金基金が事業運営および関連するサービスを提供していくためには必要不可欠です。
• ホンダ企業年金基金では、個人情報および特定個人情報に関する法律、関連法令等を遵守するとともに、「個人情報保護に関する基本方針」および「特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針」を定め、基金の運営にかかわるすべての役職員に周知徹底し、個人情報の保護に万全を期して努めていきます。

 

個人情報取扱事業者の名称および代表者名

ホンダ企業年金基金　理事長　安田　啓一

個人情報の取り扱い

個人情報保護に関する基本方針

ホンダ企業年金基金（以下「基金」という）は、加入者、受給者および待期者（以下「加入者等」という）の個人に関する情報（以下「個人情報」という）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

1. 基金は、適正かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。
2. 基金は、取得した加入者等の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者等の個人情報の漏えい、紛失、毀損等又は加入者等の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
3. 基金は、加入者等から提供いただいた個人情報を、年金および一時金の給付管理など加入者等にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。
4. 基金は、あらかじめ加入者等の事前の同意を得た場合を除き、加入者等の個人情報を第三者に提供致しません。ただし、次の各号に該当する場合は、加入者等の事前の同意を得ることなく、加入者等の個人情報を第三者に提供することがあります。
   ・法令に基づく場合
   ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 基金は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う個人データ管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
6. 基金が業務委託をする場合については、常に、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
7. 加入者等が、加入者等の個人情報の照会、修正等を希望される場合、基金は個人情報保護のために定めた所定の手続きに基づき、すみやかに対応させていただきます。
8. 基金は、加入者等の個人情報の取り扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護に関する基本方針の内容を継続的に見直し、改善に努めます。

2005年7月1日制定
2017年5月30日改定
ホンダ企業年金基金

個人情報の利用目的について

• ホンダ企業年金基金の保有個人データは、本人の直接記述や事業所からの届出等によって取得しています。
• その個人情報は、老齢給付金裁定や年金掛金の算定・請求、本人への案内などの年金の管理や給付に関連する実務に必要であり、加入者等に有益であると捉える範囲において適正に使用いたします。
• ホンダ企業年金基金では、以下の利用目的で個人情報を使用させていただきます。
  ・年金および一時金の給付管理
  ・給付額に関するご案内の送付
  ・源泉徴収票の送付
  ・年金受給者の現況確認
  ・広報誌等の送付
  ・年金試算表のアウトプット他
  ・幹事信託銀行での数理計算他
  ・年金／一時金の給付額の送金
  ・掛金管理および適用管理
  ・企業年金連合会等への中途脱退者年金原資移換管理
  ・実施事業所の年金相談や年金施策の検討等に伴う共同利用
  ・福祉事業の運営管理

個人情報の共同利用、第三者への提供について

• ホンダ企業年金基金では、実施事業所の事業主との間で、実施事業所の年金相談、退職給付にかかる手続き、退職給付会計にかかわる数値の算出、および年金施策の検討等のために、ホンダ企業年金基金での加入履歴を共同利用します。この場合、共同利用する個人データの管理責任者は、ホンダ企業年金基金 (理事長　安田　啓一)および各実施事業所の事業主とします。
• なお、法令に基づく場合その他の「法に定める第三者提供の例外」および国での加入履歴や支給情報を得るための企業年金連合会との確認を除いては、本人に事前に同意を受けた場合を除き、個人情報の第三者への提供は行いません。

保有個人データの安全管理措置について

1. 基本方針の策定
   個人データの適正な取り扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
2. 個人データの取り扱いにかかわる規律の整備
   取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
3. 組織的安全管理措置
   ・個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
   ・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査を実施しています。
4. 人的安全管理措置
   個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
5. 物理的安全管理措置
   個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
6. 技術的安全管理措置
   ・アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   ・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人番号（マイナンバー）の取り扱い

特定個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針

ホンダ企業年金基金（以下「基金」という）は、業務を通じて取り扱う加入者、受給者等の個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）ならびに基金の職員その他従業者の特定個人情報等の適正な取り扱いの確保について基金として取り組むために本基本方針を定めます。

1. 特定個人情報等の適正な取り扱い
   基金は、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
2. 関係法令・ガイドライン等の遵守
   基金は、特定個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
3. 安全管理措置に関する事項
   基金は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために必要な措置を講じます。
4. 特定個人情報等に関する問合せ窓口
   基金は、特定個人情報等の取り扱いに関する問合せ等に適切に対応いたします。
   特定個人情報等の取り扱いに関するご質問や苦情に関しては、お問合せ窓口等にご連絡ください。

個人番号の利用目的について

ホンダ企業年金基金が個人番号を取り扱う事務は、以下に掲げる事務に限ります。
・基金の年金又は一時金等の支払いにともない税務当局等に提出が必要な法定調書の作成
・基金の役職員にかかわる源泉徴収事務、社会保険関係事務および労働保険関係事務
・上記2項目に付随して行う事務

開示手続き・お問合せ

個人情報および特定個人情報の開示手続き

• 届出フォームにて申請いただくか、「個人情報開示請求書」を郵送またはFAXにて基金までご提出ください。

お問合せ窓口等

ホンダ企業年金基金への個人情報等に関する申請、ご質問、相談等は以下の窓口までお問合せください。

申出先	ホンダ企業年金基金
住所	〒107-8556　東京都港区南青山　2-1-1
電話	03‐5412‐1170
FAX	03‐5412‐1523
受付時間	月・火・木10:00～12:00・13:00～16:00

お問合せ、開示等にかかわる手続き等についてのお願い

• 個人情報等に関するお問合せ等につきましては、法に基づき、個人情報保護のために定めた所定の手続きに則って行わせていただくことが必要になりますので、ご理解をお願いいたします。
• また、電話でのお問合せの多くは一般的な年金制度の内容や手続きの方法ですので、これらは電話でお答えすることができますが、個人情報となる年金額等のお問合せについては電話でお答えできませんので、所定の手続きにてお願いすることになります。
• ご迷惑・お手数をおかけすることとなりますがよろしくお願いいたします。